मन्त्रालयले नियम ४ बमोजिम श्रृजना भएका सेवाको पदहरूको सेवा,
समूह वा उपसमूह तथा तह समेत खुल्ने गरी पद श्रृजना गर्ने निर्णय भएको मितिले एक
महिनाभित्र अनिवार्य रूपमा निजामती किताबखानामा कार्य विवरण सहित पद दर्ता
गराउनु पर्नेछ । त्यसरी पद दर्ता गरेपछि त्यसको जानकारी निजामती किताबखानाले
सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, अर्थ मन्त्रालय र सम्बन्धित निकायमा पठाउनु पर्नेछ । त्यसरी
पद दर्ता भएको जानकारी पाएपछि मात्र पद पूर्ति गर्न सकिनेछ ।